Rechtstipp: Dienstreise mit Freizeit verbinden

Jeder zweite deutsche Geschäftsreisende nutzt mittlerweile die Chance, die Dienstreise mit einem Freizeitaufenthalt zu kombinieren. Das ergab eine Studie der Global Business Travel Association (GBTA) in Partnerschaft mit SAP Concur 2018. Was es dabei zu beachten gibt, erläutert Michaela Rassat, Juristin der D.A.S. Rechtsschutz Leistungs-GmbH.

Mit dem Chef sprechen

Wer einen privaten Aufenthalt an seine Dienstreise anhängen will, sollte das im Vorfeld unbedingt mit seinem Arbeitgeber absprechen. Denn je nach Unternehmen gelten unterschiedliche Regeln. Viele Betriebe haben eine eigene Dienstreiseordnung, auf die der Arbeitsvertrag verweist. Manchmal regeln Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge den Umgang mit Dienstreisen. Wichtig ist gerade bei solchen kombinierten Reisen, die eigenen Pläne genau zu erläutern. Beide Seiten sollten dabei klar absprechen, welche Kosten der Arbeitgeber trägt. Der Arbeitnehmer muss die gewünschten Urlaubstage natürlich beantragen.

Reisekosten korrekt abrechnen

Bei einer Dienstreise übernimmt erst einmal der Arbeitgeber die Reisekosten. Falls nicht, kann der Mitarbeiter die Reisekosten als Werbungskosten in seiner Steuererklärung anzugeben. Allerdings kann er dabei nur Beträge geltend machen, die aus betrieblichen Gründen angefallen sind. Tabu sind private Kosten, etwa für die Taxifahrt zum Eifelturm. Wer seine Reisekosten selbst von der Steuer absetzt, muss die Kosten für den Flug anteilig aufteilen, je nachdem, wie viele Tage er geschäftlich und privat unterwegs war. Auch für alle anderen Kosten muss eine Aufteilung stattfinden. „So oder so: Arbeitnehmer sollten in jedem Fall daran denken, die Belege für betriebliche Ausgaben aufzubewahren und mit dem eigenen Pkw zurückgelegte Strecken zu notieren”, rät Rassat. Darüber hinaus ist es wichtig, geschäftliche und private Ausgaben strikt zu trennen und Zahlungen von unterschiedlichen Konten oder Kreditkarten aus vorzunehmen. Ungeplante freie Tage, die etwa durch eine spontane Terminverschiebung seitens der Geschäftspartner entstehen, können Arbeitnehmer ebenfalls in der Reisekostenabrechnung angeben.

Reisezeit ist Arbeitszeit

In einem Urteil vom 17. Oktober 2018 hat das Bundesarbeitsgericht (Az. 5 AZR 553/17) festgelegt, dass Arbeitgeber die sogenannte „erforderliche Reisezeit” wie Arbeitszeit vergüten müssen – auch dann, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise einen Nachtflug zu einem Termin zum Schlafen nutzt. Das Urteil lässt offen, ob eine abweichende Vereinbarung zum Beispiel im Tarifvertrag etwas ändert. Unterbricht der Arbeitnehmer die Reise aus privaten Gründen, dann muss der Arbeitgeber diese Unterbrechungszeit nicht vergüten.

Kosten für Begleitperson

Nimmt der Arbeitnehmer eine Begleitperson auf die Reise mit, wird die Abrechnung komplizierter, denn Arbeitgeber übernehmen nur die Kosten für ein Einzelzimmer. „In solchen Fällen sollten Geschäftsreisende bei Buchung des Doppelzimmers ein zusätzliches Angebot für ein Einzelzimmer beim Hotel oder Reisebüro anfordern”, empfiehlt die Juristin. „Den Teil der Kosten, der für das Einzelzimmer angefallen wäre, übernimmt dann der Arbeitgeber.”

Sicher unterwegs

Die gesetzliche Unfallversicherung greift auch auf Dienstreisen auf dem direkten Hin- oder Rückweg oder während einer Tätigkeit, die zum Job gehört – beispielsweise auf Messen oder bei Kundenterminen. „Wer allerdings ein Restaurant aufsucht, um dort privat seinen Abend zu verbringen, für den entfällt während dieser Zeit der gesetzliche Versicherungsschutz”, erklärt Rassat. Die Vorbereitung der Dienstreise ist ebenfalls versichert.