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Den Jahreswechsel nutzen viele, um Ordnung in ihre Ablage zu bringen. Die meisten Dokumente, Belege oder Rechnungen wandern erst einmal in die Schublade. Doch welche Unterlagen dürfen von dort direkt in den Papierkorb und welche nicht? Sabine Brandl, Juristin bei der Ergo Rechtsschutz Leistungs-GmbH, erklärt, welche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Steuererklärungen und Co. gelten, was bei der digitalen Ablage zu beachten ist und wie die Entsorgung richtig funktioniert.
Kassenbelege, Quittungen und Kaufverträge besser aufbewahren
Vor allem im B2B-Handel werden zunehmend digitale Kassenzettel oder Quittungen verwendet. Das spart nicht nur Papier und schont die Umwelt, sondern erspart auch die Frage: Wohin mit dem Beleg? Aber egal ob Papier oder digital:
„Für alle Dinge, die Kunden länger benutzen wollen oder die mehr als nur alltägliche Verbrauchsartikel sind, sollten sie die Quittungen, Kassenbons und Kaufverträge mindestens zwei Jahre aufbewahren“, so Sabine Brandl, Juristin der Ergo Rechtsschutz Leistungs-GmbH. „Denn der Gewährleistungsanspruch bei beweglichen Gegenständen gilt meist für diesen Zeitraum.“
Wenn Händler freiwillig eine längere Garantiezeit gewähren, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist entsprechend. Bei teuren Anschaffungen wie Smartphones oder Laptops kann es auch sinnvoll sein, den Beleg über die Garantiezeit hinaus aufzubewahren, um bei Beschädigung oder Verlust den Wert gegenüber der Versicherung nachweisen zu können.
Handwerkerrechnungen nicht wegwerfen
Auch für Rechnungen und Belege über Reparatur- und Erhaltungsarbeiten in Haus oder Wohnung gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Handwerker die Rechnung ausgestellt hat. Sowohl Eigentümer als auch Mieter müssen laut Umsatzsteuergesetz für diesen Zeitraum nachweisen können, dass keine Schwarzarbeit vorliegt, sonst droht ein Bußgeld von bis zu 1.000 Euro.
Steuererklärung
Wer eine Steuererklärung abgibt, sollte alle Belege über Ausgaben sammeln, die unter Umständen geltend gemacht werden können. Ansonsten gilt: Alle Unterlagen und Belege zur Steuererklärung am besten so lange aufbewahren, bis der Bescheid rechtskräftig ist. Wer mehr als 500.000 Euro im Jahr verdient, muss seine Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren. Selbstständige und Unternehmen müssen viele Geschäftsunterlagen sogar bis zu zehn Jahre aufbewahren.
Digitale Ablage oder Papier?
Obwohl die Digitalisierung aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken ist, kommen viele Dokumente und Unterlagen immer noch in Papierform ins Haus. Was bedeutet das für die Archivierung? Ist es zum Beispiel in Ordnung, das Dokument nur digital aufzubewahren?
„Verträge und Urkunden wie Lebensversicherung, Geburts- oder Heiratsurkunde müssen als Original in Papierform vorhanden sein“, so die Ergo Juristin.
Alles, was Verbraucher elektronisch erhalten, können sie auch digital speichern. Es ist auch möglich, gedruckte Belege zu fotografieren oder einzuscannen, um sie digital aufzubewahren. Vor Gericht haben die Originale jedoch eine deutlich höhere Beweiskraft. Übrigens: Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, sollten vor allem vertrauliche und sensible Dokumente wie Verträge, aber auch Unterlagen wie Rechnungen mit Adressangaben oder Versandetiketten, die Rückschlüsse auf die Person zulassen, nur geschreddert oder gut zerrissen im Müll landen.
Ablage in der Cloud
Um alle Dokumente und Unterlagen an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten, eignet sich ein Cloud-Service für ein digitales Archiv. So können Nutzerinnen und Nutzer auch unterwegs und von jedem Gerät aus auf ihre Dokumente zugreifen. Da die meisten Anbieter regelmäßige Backups durchführen, sind sie relativ gut gegen Datenverlust durch technische Probleme oder eine defekte Festplatte geschützt. Ergänzend sollten jedoch eigene, regelmäßige Backups nicht fehlen. Auch bei der Wahl des Cloud-Dienstes ist es wichtig, auf die Sicherheit zu achten. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt, sich auf der Internetseite www.trusted-cloud.de zu informieren. Wichtig: Ein sicheres Passwort aus einer Kombination von Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen ist Pflicht.
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