Opheo: Elektronischer Lieferschein statt 100.000 Papierexemplare

Otto Dörner fährt pro Jahr rund 98.000 Baustellen-Touren für das Beliefern mit Kies und Sand sowie für die Entsorgung verschiedener Materialien. Mit Opheo hat man nun die Abwicklung noch einfacher und vor allem digital gemacht.

Digital unterschrieben: So entfällt nicht nur lästiger Papierkram, sondern die Lieferscheine stehen auch sofort dem Unternehmen zur Verfügung. Bild: Otto Dörner
Digital unterschrieben: So entfällt nicht nur lästiger Papierkram, sondern die Lieferscheine stehen auch sofort dem Unternehmen zur Verfügung. Bild: Otto Dörner
Nadine Bradl

Mit der Einführung des elektronischen Lieferscheins im kurzfristigen Ver- und Entsorgungsgeschäft hat die Otto Dörner Kies und Deponien GmbH nach eigenen Angaben einen weiteren Meilenstein im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie erreicht. Gemeinsam mit der Opheo Solutions GmbH und der Transportmanagement- und Dispositionssoftware Opheo löste das inhabergeführte Unternehmen bereits im Frühjahr 2021 die herkömmlichen Papier-Lieferscheine ab, teilt das Unternehmen mit. Davon profitieren pro Jahr rund 98.000 Baustellen-Touren für das Beliefern mit Kies und Sand sowie für die Entsorgung verschiedener Materialien. Durch die Digitalisierung des Prozesses stehen die Ablieferbelege allen Beteiligten ohne Zeitverzug zur Verfügung, was die Abrechnung beschleunigen und die Kundenzufriedenheit erhöhen soll. Außerdem werde durch die neue Lösung jährlich rund 100.000 gedruckte Lieferscheine und etliche kostenintensive Druckerpatronen eingespart.

140 Fahrzeuge mit Tablets

Opheo Solutions zählt mit ihrem Transportleitstand Opheo und der Telematiklösung Opheo Mobile bereits seit 2015 zu den IT-Partnern von Otto Dörner. Zum Beginn der Kooperation wurden die 140 eigenen und fremden Fahrzeuge im Geschäftsbereich Kies, Sand und Deponien mit Samsung Tablets ausgerüstet, die über die Telematik-App Opheo Mobile verfügen. Die App übernimmt auch bei den elektronischen Lieferscheinen und Wiegekarten eine Schlüsselrolle, indem sie die Fahrer Schritt für Schritt durch die Liefer- und Abholprozesse führt.

„Bei Schüttguttransporten und Entsorgungsleistungen gab es bislang noch keine elektronischen Lieferscheine, weil hier sehr viele Einflussfaktoren, Sonderfälle und Zwischenschritte berücksichtigt werden müssen“, erklärt Projektleiterin Steffi Weber, die bei Otto Dörner den kaufmännischen Bereich verantwortet.

Die Entwicklung der digitalen Liefer- und Entsorgungsprozesse durch Opheo Solutions erfolgte daher in enger Abstimmung mit Führungskräften, Fahrern und Disponenten. Der Fahrer werde „sehr gut durch die App unterstützt, so dass beim Dokumentieren der Aufträge keine Angaben vergessen und Fehler fast ausgeschlossen werden können“. Als Beispiel nennt die Prokuristin das Eintragen von Wartezeiten oder das Dokumentieren vergeblicher Anfahrten.

Beim Anliefern von Kies oder Sand an eine Baustelle führt der Fahrer eine Wiegekarte und einen elektronischen Lieferschein mit sich, der beim Empfang der Ware auf dem Tablet unterschrieben wird. Die Wiegekarte wird mit Hilfe der Opheo Mobile App und der im Tablet integrierten Kamera eingescannt und in ein PDF-Dokument umgewandelt. Diese Datei wird automatisch zum jeweiligen Auftrag hinzugefügt und steht sofort für die Abrechnung, den digitalen Dokumentenversand und die Archivierung zur Verfügung. Den Kunden werden die Daten und Dokumente darüber hinaus automatisch per E-Mail bereitgestellt.

Vorläufiger Lieferschein

Beim Abholen beziehungsweise Entsorgen von Material von einer Baustelle generiert Opheo einen vorläufigen elektronischen Lieferschein „in Rohfassung“. Zu diesem Zeitpunkt steht weder das Gewicht der Ladung, noch die genaue Beschaffung der Materialien fest. Der Kunde quittiert den vorläufigen Lieferschein mit einer Planmenge auf dem Tablet des Fahrers, während die tatsächlichen Angaben zu Gewicht und Materialart erst in der Deponie ermittelt und an Opheo übertragen werden.

Vollständige Digitalisierung geplant

Auch die hier erstellten Wiegenoten werden derzeit noch analog erstellt und mit der Opheo Mobile App eingescannt, zumal es sich bei den Abladestellen nicht immer um Standorte der Otto Dörner Gruppe handelt. Das vollständige Digitalisieren dieser Belege soll in einem späteren Projekt folgen.

„Das Digitalisieren der Lieferscheine und Wiegenoten in einem einzigen Schritt wäre zu umfangreich gewesen“, berichtet Weber, die den Umstellungsprozess der Lieferscheine geplant hatte.

Dazu gehörte auch die frühzeitige Information der rund 3.000 aktiven Kunden über die bevorstehenden Änderungen.

„Die Umstellung war ein Eingriff in den Workflow unserer Kunden, wobei die Bandbreite vom kleinen Landschaftsgärtner bis hin zum großen Baukonzern reicht“, so die Projektleiterin.

Vor diesem Hintergrund hatte das Unternehmen im Vorfeld der Umstellung zum 1. Februar 2021 mehrere Tausend Informations-Flyer drucken und durch die Fahrer bei den Kunden verteilen lassen. Darin wurde verdeutlicht, dass die Kunden anstelle der gewohnten Papierdurchschläge in Zukunft digitale Belege erhalten würden. In den ersten Wochen nach dem Go-live seien zwar noch einige Fragen aufgetreten, aber inzwischen seien die Kunden von den Vorteilen der elektronischen Lieferscheine überzeugt.

Derzeit werde auch das Schwesterunternehmen Otto Dörner Kies und Umwelt auf digitale Begleitpapiere umgestellt.

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