Kunstlogistik: Picasso fährt mit Opheo

Besondere Aufgaben erfordern besondere Lösungen – das auch für den Geschäftsbereich Fine Art des Logistikdienstleisters Hasenkamp. Das in Frechen bei Köln ansässige Familienunternehmen bietet Transport- und Serviceleistungen für hochwertige Kunstgegenstände. Zum Kundenkreis zählen Museen, Bistümer, Galerien und private Sammler, die ihre einzigartigen Kunst- und Kulturschätze an verschiedenen Orten ausstellen oder einlagern wollen.

Vielseitig qualifiziert

Zum typischen Kundenauftrag gehöre mehr als nur der Transport, so das Unternehmen in einer Pressemeldung. Das Ein- und Auspacken, Platzieren, Installieren und Aufhängen der kostbaren Objekte sei zumeist im Service mit enthalten. Mareck Löhmer, der als Prokurist bei hasenkamp die gesamte Disposition verantwortet, erklärt:

„Die Fahrer unserer 70 klimatisierten und luftgefederten Spezialfahrzeuge sind sehr vielseitig qualifiziert und immer in Zweier-Teams unterwegs.“

Wenn komplette Ausstellungen von Museum zu Museum wandern, beginnen die Vorbereitungen bereits Monate vor dem eigentlichen Transport. Bevor der erste Lkw rollt, organisieren Projektkoordinatoren Leihverträge, klären Zollbedingungen, schließen Versicherungen ab und bestimmen Verpackungsarten und -größen für die Kunstwerke.

Anschließend fertigt die firmeneigene Schreinerei Transportkisten nach Maß, bevor die sogenannten Kunstpacker von Hasenkamp dann vor Ort die Exponate sorgsam in diese Spezialkisten verpacken. Zu den weiteren Besonderheiten im Speditions-Alltag von Hasenkamp gehören die meist mehrtägigen internationalen Touren quer durch Europa.

„Mit unserem Profil gehören wir zu den Exoten unter den Logistikunternehmen“, so Löhmer.

Der Prokurist hatte sich schon 2017 die Digitalisierung der Disposition zur Aufgabe gemacht. Damals arbeiteten die 15 Disponenten an den acht internationalen Standorten noch mit großflächigen Magnettafeln, auf denen die Transport- und Packaufträge analog geplant wurden. Dieses System hatte sich 40 Jahre lang bewährt.

„Viele Mitarbeiter, mich eingeschlossen, haben auf dem Magnettafel-System das Disponieren gelernt“, bekennt Löhmer.

Die Disposition bei Hasenkamp sei jedoch „sehr komplex und standortübergreifend“. Vor diesem Hintergrund machten sich Löhmer und sein Team auf die Suche nach dem passenden IT-Partner, wobei eine Individualsoftware aus Zeit- und Budgetgründen nicht in Frage kam. Weil Opheo den Vorstellungen des Unternehmens sehr nahekam, entschied man sich schließlich für diese Software.

Gegenseitiges Vertrauen

Zu den Herausforderungen gehörte, dass bei der Berechnung der Lenk- und Ruhezeiten der zweite Fahrer ebenso mitberücksichtigt werden musste, wie dass der unterwegs abgestellte Hänger getauscht werden sollte. Die heiße Phase der Einführung begann dann zeitgleich mit der Coronakrise, als Museen geschlossen und Kunst-Events abgesagt werden mussten.

„Ein großer Teil unserer Aufträge war plötzlich entfallen. Aber dafür hatten unsere Disponenten genügend Zeit, sich mit der neuen Lösung zu befassen“, erinnert sich Löhmer.

Das Loslassen der gewohnten Magnettafeln fiel anfangs nicht leicht, aber am Ende überzeugten sie Vorteile.

„Zu den größten Vorteilen gehört die gewonnene Transparenz, weil jetzt alle acht Standorte in Deutschland, Österreich, Holland und Belgien zur gleichen Zeit über denselben Informationsstand verfügen“, betont Löhmer.

Erhöhte Auslastung

Früher mussten die analogen Magnettafeln in Köln, Hamburg, Berlin, München, Frankfurt am Main, Wien, Amsterdam und Brüssel regelmäßig telefonisch abgeglichen werden. Jetzt sieht jeder Disponent die aktuelle Sachlage auf seinem Monitor. Neue Aufträge und Reservierungen werden einfach per Drag&Drop von der Zentraldisposition in Köln einem der Standorte zugeteilt.

„Wir sehen jetzt auf einen Blick, welche Lkw noch Kapazitäten frei haben und wann die aktuellen Touren beendet sein werden“, so Löhmer.

Dadurch könne man viel effizienter für Anschlussaufträge sorgen und die Auslastung erhöhen. So ganz nebenbei sei durch Opheo jetzt auch das Disponieren aus dem Homeoffice möglich, was in Zeiten von Corona besonders hilfreich war.

Auch mit den Fahrern muss jetzt viel seltener telefoniert werden. Über die Aufträge des Folgetages werden sie nun automatisch per SMS informiert. Wie Löhmer berichtet, ist es damit ruhiger und entspannter im Büros geworden. Sogar 1,5 Stellen konnten eingespart werden.

Opheo schlägt Alarm

Die Zeiteinsparung resultiert nicht nur aus der beschleunigten Kommunikation, sondern auch durch die in Opheo eingebauten Kontrollmechanismen. Diese basieren auf den in der Software hinterlegten Daten wie zum Beispiel der genauen Außen- und Innenmaße der Fahrzeuge. Sollten die zu verladenen Kisten zu groß für den geplanten Lkw sein, schlägt Opheo in der Tourenplanung Alarm. Gleiches gilt für Nutzlastgrenzen, drohende Lenkzeitverstöße oder Verspätungen. Sobald eine Tour aus dem Zeitplan gerät, wird der zuständige Disponent direkt informiert. Die dafür notwendigen Positions- und Tachodaten liefert das Telematiksystem von Webfleet Solutions, das über eine Schnittstelle an Opheo angeschlossen ist.