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Auftragsvergabe: Mit Frachtsoftware auf Nummer sicher

Die Logistik- und Organisationsberatung Prolog-Team hat im Auftrag von Conloxx, einem Spezialisten für digitale Prozesse in der Transportlogistik, 55 mittelständische Maschinen- und Anlagenbauunternehmen zu ihrem Tagespreismanagement im Frachteinkauf befragt.
Foto: Rainer Sturm/pixelio.de
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Anna Maria Schmid

Eine Grundvoraussetzung für einen effizienten Frachteinkauf zu Tagespreisen seien klar definierte Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens und die Verortung der Aufgabe in der richtigen Abteilung, so Conloxx. Doch bei rund 25 Prozent der befragten Unternehmen seien die technischen Einkaufsabteilungen mit der Beschaffung günstiger Transportdienstleistungen befasst. Dies sei wenig zielführend, da die Kernkompetenzen der Einkäufer in der Beschaffung von Produktionsmaterialien liegen. Versand- und Logistikabteilungen hingegen besäßen in der Regel die nötige praxisrelevante Erfahrung und wüssten, welcher Spediteur die beste Transportabwicklung bietet.

Rund zwei Drittel der Teilnehmer haben Conloxx zufolge in der Umfrage angegeben, dass Compliance und Revisionssicherheit wichtige Aspekte ihres Frachteinkaufs sind. Dazu gehört auch die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten, die im Zusammenhang mit der Auftragsvergabe stehen. Eine revisionssichere elektronische Archivierung erfordert unter anderem die Speicherung der Dokumente im Original. Etwa 70 Prozent der befragten Unternehmen aber wickeln ihren Frachteinkauf über Telefon, E-Mail und Fax ab.

Das stehe im Widerspruch zu Compliance und Revisionssicherheit, da die genannten Kommunikationsmittel oftmals keine rechtssichere Transportabwicklung gewährleisten, so Conloxx. „Wer den Spielraum für Verstöße gegen Compliance-Richtlinien und Revisionssicherheit möglichst eng halten und gleichzeitig für eine effiziente Kommunikation mit den Spediteuren sorgen möchte, geht mit Frachtsoftware auf Nummer sicher“, sagt Martin Stoll, Geschäftsführer von Prolog-Team.

Solche Systeme generierten transparente Prozesse beim Transporteinkauf und bei der Auftragsvergabe, indem sie sämtliche Angebote objektiv und automatisch auswerteten. Zum anderen ermöglichten sie durch die automatische Archivierung aller relevanten Daten Revisionssicherheit. So generiere beispielsweise Get-Rates, ein cloudbasiertes Portal zum Austausch von Transportanfragen von Conloxx, mit nur einer einmaligen Eingabe Angebote von zuvor in Favoritenkreisen festgelegten Transporteuren. Optional schlägt die Software auf Basis der hinterlegten Parameter zu jeder Anfrage passende Spediteure vor. Allerdings kämen solche Tools bislang nur vereinzelt zum Einsatz, so das Unternehmen.

Quellenhinweis Bilder (tlw.): Pixelio
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