Die 5 Fallstricke bei Behördenkontrollen – und wie Sie diese vermeiden können

Wir haben bei Behördenvertretern nachgefragt: Welche roten Tücher gibt es bei Kontrollen in Transportunternehmen? Das sind die 5 Fallstricke – und wie sie mit Hilfe digitaler Lösungen vermieden werden können:

1. Schlechte Vorbereitung
Dokumentationslücken, unvollständige Belehrungen, fehlende Nachweise – die Liste der Stolperfallen ist lang, vor allem, wenn Unternehmen auf händische Dokumentation setzen.

Lösung: Automatische Reports für durchgängige Dokumentation

Die Daten aus Tachografen und Fahrerkarten sind bereits digital vorhanden, aufgrund der Unternehmenspflicht zum Auslesen der digitalen Fahrtenschreiber – man muss sie nur nutzen! Digitale Systeme wie TachoWeb von DAKO werten die Daten automatisch aus und stellen verschiedene Reports regelmäßig und schnell zur Verfügung, für eine kontinuierliche Dokumentation.

2. Zettelwirtschaft
Wenn wichtige Dokumente im Kontrollfall nicht griffbereit sind, kann es schnell ungemütlich werden.

Lösung: Digitale Verwaltung von Dokumenten

Reports, Fahrerbelehrungen, Nachweise: Alle Dokumente lassen sich digital verwalten. In einer digitalen Plattform können Verkehrsleiter etwa Fahrerbelehrungen auf Knopfdruck erstellen, diese werden automatisch mit den Daten des betreffenden Fahrers vorausgefüllt. Nur noch unterschreiben lassen und dokumentieren – fertig!

3. Fehlauswertungen aufgrund von veralteter Software
Lokale Software braucht häufig Updates, wenn diese überhaupt zur Verfügung stehen. So kann es passieren, dass aktuelle Änderungen bei den Sozialvorschriften nicht berücksichtigt werden.

Lösung: Webbasierte Software für kontinuierliche Aktualität

Webbasierte Lösungen haben den Vorteil, dass sie regelmäßige automatische Updates erhalten. Da dies zentralisiert geschieht, brauchen Nutzer sich nicht selbst zu kümmern, sondern erhalten stets Auswertungen nach den aktuellen gesetzlichen Regelungen. TachoWeb wird beispielsweise monatlich auf den neuesten Stand gebracht.

Digitale Lösungen wie TachoWeb bieten durch detailreiche Analysen Möglichkeiten zur Optimierung von Prozessen. | Bild: DAKO

4. Keine detaillierte Auswertung
Viele Verkehrsleiter haben nur einen groben Überblick zu den Sozialverstößen, ohne entscheidende Details.

Lösung: Auswertung so detailliert, wie sie benötigt wird

In digitalen Systemen lassen sich Auswertungen individuell zusammenstellen. Ist die Auswertung monatlich oder quartalsweise gewünscht, Lenk- und Ruhezeiten oder auch Arbeitszeitenreports, wie sehen die (potenziellen) Bußgelder aus? All diese Fragen lassen sich mit TachoWeb beantworten und sind so jederzeit zur Hand.

5. Lücken nicht erklärbar
Lücken in der Dokumentation von Lenk- und Ruhezeiten sind schwierig zu finden, erregen aber bei Kontrollen besondere Aufmerksamkeit.

Lösung: Proaktives Aufspüren von Lücken

Digitale Unterstützung bietet auch hier Informationen: im TachoWeb z.B. mit Reports zu Fehlbedienungen des Tachografen oder fehlerhaften Datencontainern. So können Verkehrsleiter nachbessern und ihre Dokumentation vervollständigen.

Die detaillierte Auswertung von Tachografen- und Fahrerkartendaten hilft nicht nur bei der Dokumentation im Kontrollfall, sondern bringt auch mehr Effizienz ins Tagesgeschäft.