Transportunternehmen: Lücke zwischen Wunsch und Wirklichkeit bei Preisangeboten - Software kann helfen: Wenn Anfragen ins Leere laufen

Die schnelle Abgabe von fundierten Preisangeboten ist für Speditionen und Transportunternehmen wettbewerbsentscheidend. Laut einer aktuellen Befragung klafft jedoch zumindest teilweise eine große Lücke zwischen Wunsch und Wirklichkeit.

Zum Kerngeschäft von Speditionen und Transportunternehmen gehören die zeitnahe Bearbeitung von Transportanfragen und die Abgabe von Preisangebote. Wer schnell und fundiert reagiert, bekommt einen guten Auftrag und hat Wettbewerbsvorteil. Der Einsatz von Software für das Kunden- und Auftragsmanagement kann hier wertvolle Hilfe leisten und sollte eigentlich für ein modernes Unternehmen der Transportlogistikbranche mittlerweile zur Selbstverständlichkeit gehören. So sollte man meine. Doch die digitale Revolution scheint noch nicht überall angekommen zu sein.

Die Logistik- und Organisationsberatung Prolog-Team hat im Auftrag von Conloxx einen Blick hinter die Kulissen geworfen. Seit 2004 entwickelt Conloxx Lösungen für die Digitalisierung in der Transportlogistik. Das Unternehmen bietet mit seiner Software GET-Rates verschiedene Serviceleistungen für Transportabwicklungen für Luft-, See- und Lkw-Fracht.

Für die Studie wurden 90 mittelständische Unternehmen zu ihrem Tagespreismanagement bei Transportanfragen befragt: Welche Bedeutung haben Compliance-Richtlinien und wie werden Verstöße verhindert? Sind die Zuständigkeiten klar definiert? Das Ergebnis offenbart dringenden Handlungsbedarf.

Die Speditionen sollten in kürzester Zeit auf Anfragen reagieren und ein tagespreisaktuelles Angebot abgeben können. Dabei gilt es, den administrativen Aufwand möglichst gering zu halten und rechtlich abgesicherte Geschäftsprozesse sicherzustellen. Ein effizientes Handling von Transportanfragen setzt daher ein intelligentes und dynamisches Prozessmanagement voraus. Allerdings erklärten rund 20 Prozent der befragten Unternehmen, dass die Verantwortung hinsichtlich der Transportangebote intern nicht klar definiert ist.

Transportanfragen über Telefon, Fax und E-Mail

„Hier ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich niemand für eine zeitnahe und qualitativ hochwertige Bearbeitung der Transportanfragen verantwortlich fühlt und diese daher ins Leere laufen“, sagt Thomas Selbach, Geschäftsführer von Conloxx. Ebenfalls bedenklich sei, dass mehr als 70 Prozent der Umfrageteilnehmer Transportanfragen via Telefon, Fax oder E-Mail erhalten. Lediglich jedes siebte Unternehmen verwendet der Befragung zufolge Frachtsoftware. Allerdings begünstigen die genannten Kommunikationsmittel zum einen Missverständnisse, da der Spediteur oftmals wichtige Informationen wie Terminvorgaben und Abmessung nicht erhalte, so Conloxx. Zum anderen würden sie ein großes Hindernis darstellen, wenn es um die rechtssichere Angebotserstellung geht. Zu den Nachteilen der Verwendung von Telefon, Fax und E-Mail zähle darüber hinaus der Mangel an verwertbarem Datenmaterial.

„Es ist paradox: 85 Prozent der Spediteure und Logistikunternehmen haben angegeben, dass Datenanalyse und statistische Auswertungen wichtige Parameter zur Beurteilung der Kundenbeziehungen sind. Trotzdem setzt die Mehrheit auf dafür vollkommen ungeeignete Kommunikationsprozesse“, meint Martin Stoll, Geschäftsführer Prolog-Team. Er empfiehlt den Unternehmen daher, die internen Strukturen im Handling von Transportanfragen kritisch zu hinterfragen, um einerseits den Vertriebsnutzen signifikant zu steigern und um andererseits auch auf die Fachkräfteproblematik zu reagieren. Daher sollten sich die Unternehmen unvoreingenommen mit der Implementierung eines Frachtvergabesystems für Tagespreise auseinanderzusetzen.

Etwa mit dem digitalen Managementtool GET-Rates Conloxx können Verlader und Spediteure ihre Ad-hoc-Transportaufträge für Luft-, See- und Lkw-Fracht effizient managen und Prozesskosten reduzieren. Mit dem neuen sogenannten Multi-Level-Controlling-Modul können Unternehmen die Transportabwicklungen aller weltweit angeschlossenen Standorte lückenlos einsehen und verwalten.

Viele Möglichkeiten

Das reicht von der Auftragsanfrage über die Rückverfolgung der Daten bis hin zur transparenten Auswertung. Über einen gesicherten Zugriff können berechtigte Anwender auf ein Master-Desk zugreifen und alle Sendungsdaten der angeschlossenen Standorte einsehen und verwalten. Dazu erfasst das revisionssichere Ausschreibungstool alle Sendungsaktivitäten in einer zentralen Statistik, wertet diese aus und stellt sie in übersichtlichen Grafiken dar. Dabei ist eine Unterteilung in lokale, regionale und globale Aufträge möglich. Unternehmen können so lückenlos nachverfolgen, wer wann was versendet hat, welche Logistikkosten angefallen sind und welche Dienstleister in den Prozess involviert waren.

Quellenhinweis Bilder (tlw.): Pixelio