Entlastend und kostensenkend

Unternehmen sind in allen Bereichen um Kostensenkungen bemüht. Dazu werden Prozessabläufe verschlankt und weitgehend automatisiert. Digitalisierung ist dabei das Zauberwort. Noch längst nicht ausgeschöpft ist in vielen Unternehmen die Digitalisierung in Buchhaltung und dem übrigen Rechnungswesen. Kein Wunder, dass der Trainer und Berater Jochen Treuz mit Seminaren und Trainings am Arbeitsplatz für Einsparungspotential sorgt. Der Wandel einer klassischen Buchhaltung zu einer Softwarelösung am Computer ist besonders augenfällig: Sowohl in den Worten Buch als auch Rechnung ist semantisch im Wortbild das verwendete Papier noch enthalten.

Papierbearbeitung war langwierig, zeit- und kostenaufwändig. Noch gar nicht berücksichtigt ist die notwendige Raumkapazität, um Belege in Ordnern während der vorgeschriebenen Fristen aufzubewahren. Hier ist mit digitalen Formaten ein grundlegender Wandel eingekehrt. Der Ausdruck, Postversand und die Aufbewahrung von Rechnungen und anderen Belegen entfällt komplett. Gerade kleine und mittelgroße Betriebe haben dadurch nicht zu unterschätzende finanzielle Vorteile. Rechnungen und Buchungsvorgänge sind bedienerfreundlich und leicht erstellbar. Sie können schnell, sicher und einfach versendet und auch gespeichert und archiviert werden. Das hilft nicht nur, Kosten zu senken, es ist auch ein guter Beitrag zum schonenden Umgang mit dem Rohstoff Holz.

Vereinfachen und Beschleunigen

Wie erwähnt entfallen Papierausdrucke, Umschläge, Postversand und sachgerechte Archivierung von Ordnern. Auch teures vorgedrucktes Firmenpapier, Druckerpatronen oder -kartuschen müssen nicht mehr angeschafft und vorgehalten werden. Diese Vorgänge haben über die Materialverschwendung hinaus auch Zeit gekostet. Durch die Digitalisierung sind auch der Versand und der Empfang von E-Rechnungen möglich und bei öffentlichen Auftraggebern meist auch vorgeschrieben. Die sofortige Versendung und der Empfang von Rechnungen und Dokumenten hat weitere positive Effekte: Zeitverluste durch eine verzögerte postalische Zustellung, heute fast der Normalfall, entfallen. Die Zahlungsabwicklungen werden effektiver und schneller. Das kann sogar die Liquidität des Unternehmens verbessern, weil Einnahmen aus Rechnungen schneller auf das Geschäftskonto fließen.

Zeit wird zu Geld

Einsparungen und die mit digitalen Prozessen verbundenen finanziellen Vorteile fanden schon Erwähnung. Die Wandlung von beleghaften zu digitalen Prozessen schafft aber auch eine höhere Effizienz. Durch automatische Abläufe werden nicht nur zeitraubende Fehler vermieden. Arbeitszeit, die bisher für Routinevorgänge eingesetzt werden musste, wird freigesetzt für andere wichtige Aufgaben. Das oft noch händische Eingeben von Daten in Buchhaltungssysteme und Excel-Tabellen entfällt ebenso wie das Sortieren und Abheften von Papierrechnungen und anderen Belegen. Die freigesetzte Zeit kann sehr gut und nützlich verwendet werden: Strategische und operative Planungen sind von hoher Wichtigkeit, die in Alltagsroutinen oft zu kurz kommen: Das können Liquiditätsplanungen sein, aber auch Controlling und Analyse von Finanzdaten. Solche Aufgaben bringen unmittelbare Vorteile und helfen, Kosten zu senken: Trends werden rechtzeitig erkannt und wahrgenommen. Zeit- und geldaufwändiges Nachsteuern ist nicht mehr so oft nötig. Zusätzlich können Kontakte und Abläufe mit Kunden, Zulieferern und wichtigen Geschäftspartnern verbessert werden

Diese Aussage ist eine Tatsache. Leider wird sie auch oft als Grund benutzt, beim alten Papier und gewohnten Abläufen zu bleiben. Doch eine solche Haltung ist weltfremd: Digitalisierung ist für Unternehmer der Faktor, um konkurrenzfähig zu bleiben. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die damit souverän umgehen können, sind Herausforderungen der Zukunft besser gewachsen.

Der entscheidende und erste Schritt bei der Digitalisierung von Buchhaltung und Rechnungswesen ist die Überprüfung der bisherigen Datenqualität und der aktuellen Prozesse. Hier hilft ein erfahrener Blick von außen, um die Digitalisierung schnell und rechtssicher umzusetzen.

Gute Schulung ist das A und O

Im zweiten Schritt muss das neue Verfahren samt seiner Technologie und Anwendung implementiert werden. Auch hierbei ist ein erfahrener Berater für die Digitalisierung im Rechnungswesen von großem Nutzen. Schließlich spielt die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine große Rolle. Eine praxisgerechte Schulung, die Geduld und Fingerspitzengefühl erfordert, sichert den Erfolg, den die optimale Umsetzung der Digitalisierung in sich birgt.

Jochen Treuz weiß als Trainer und Berater, wie notwendig die Schulung für eine gelungene Digitalisierung ist. Schulung und Workshops sind dabei seine Kernkompetenz. Unternehmer, die glauben, es würde genügen, einfach eine Software zu kaufen und entsprechend anzupassen, liegen falsch. Sie scheitern oder die möglichen und erwähnten Einsparungen an Zeit und Geld stellen sich dennoch nicht ein. Die Einführung eines solchen Digitalisierungsprozesses braucht eine passgenaue Strategie. Zu groß sind sonst mögliche Widerstände und Fehler.

Fazit

Gut implementiert bietet dieser Prozess weg vom Papier für viele Unternehmen erhebliche finanzielle Einsparmöglichkeiten. Bessere Effizienz trägt zu besserer Liquidität und Wettbewerbsfähigkeit bei. Zeitgewinn verhilft dem Unternehmen zum besseren Einsatz von Fachpersonal. Gerade das strategische Vorgehen und frühzeitiges Erkennen von Trends braucht Zeitkapazitäten.