Bremer Inkasso-Geschäftsführer: Höflicher Hinweis bei offenen Rechnungen: Freundlich, aber bestimmt

Offene Rechnungen gehören zum Alltag eines jeden Unternehmens. Im schlimmsten Fall gefährden sie dessen Liquidität. „Ist ein Kunde mit der Bezahlung seiner Rechnung in Rückstand geraten, so sollte man ihn umgehend höflich darauf hinweisen“, so Bernd Drumann, Geschäftsführer des Inkassounternehmens Bremer Inkasso. Das falle jedoch so manchem Unternehmer schwer. Sie wollten den Kunden nicht verschrecken oder seien sich unsicher, was die Formulierung oder den richtigen Zeitpunkt angeht.

Eine Formvorschrift gebe es nicht, so Drumann. Eine Mahnung könne mündlich oder schriftlich erfolgen. Allerdings empfiehlt der Experte aus Gründen der Dokumentation die schriftliche Mahnung. Bei Mahnungen am Telefon oder im persönlichen Gespräch rät er, ein Gesprächsprotokoll zu führen. Das sollte dem Schuldner mit der Bitte um Unterschrift und Rückgabe übergeben werden. Andernfalls ließen sich Gespräche nur schwer beweisen. Mündliche Mahnungen sollten bestimmt, aber freundlich-sachlich ausgesprochen werden, so Drumann weiter – und zwar nur und in begrenzter Anzahl, da sonst die Wirkung verpufft.

Höflich und bestimmt

Zu höflichem, aber bestimmten Tonfall rät er auch bei schriftlichen Mahnungen. Wichtig sei, dass sie eindeutig formuliert sind. Es müsse klar werden, dass der Empfänger zahlen soll. Mahnungen, die salopp formuliert werden, in der Hoffnung, ihr die Schärfe zu nehmen, seien wenig zielführend. Formulierungen wie „Lieber XY, vergessen Sie nicht, dass noch eine Rechnung offen ist“ seien im Zweifelsfall nicht ausreichend.

Auch die Bezeichnung ist wichtig: Mahnende sollten durchgängig bei einer bleiben – egal, ob das nun „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ ist. Wer mal den einen, mal den anderen Begriff verwendet, riskiere, dass der Schuldner das Schreiben nicht als verzugsauslösende Mahnung begreift. Klar und eindeutig müsste es dann etwa lauten: 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung.

Vergisst ein Kunde, eine Rechnung zu bezahlen, müsse der Unternehmer den säumigen Kunden aus kaufmännischen Gesichtspunkten zwingend anmahnen. Aus rechtlichen Gesichtspunkten könne eine Mahnung erforderlich sein, damit der Schuldner in Verzug kommt. Dann muss er den Verzugsschaden ersetzen, also etwa die Kosten eines Inkassounternehmens oder eines Rechtsanwalts und Verzugszinsen zahlen.

Mahnen nicht zu früh

Drumann warnt davor, eine offene Rechnung vor ihrer Fälligkeit anzumahnen. Denn das macht die Mahnung unwirksam. Die Folge: Der Schuldner komme nicht in Zahlungsverzug, was die Voraussetzung dafür ist, dass er die Kosten erstatten muss.

In jeder Mahnung sollte das Datum der ursprünglichen Rechnung und deren Rechnungsnummer sowie gegebenenfalls die Lieferscheinnummer zu finden sein. Außerdem empfiehlt der Experte, eine Rechnungskopie beizulegen und die erbrachte Leistung noch einmal genau zu benennen. Der Kunde sollte in der Mahnung darüber informiert werden, dass er für die Kosten, die er durch seinen Zahlungsverzug verursacht, aufkommen muss.

„Aus meinem Arbeitsalltag weiß ich, dass es in erster Linie gar nicht die Handhabung des Mahnwesens ist, die den eigenen erfolgreichen Forderungseinzug erschwert, sondern bereits der Gedanke davor: Einen Kunden zu mahnen und ihn dadurch gegebenenfalls zu verärgern, zu vergraulen, schlechte Stimmung zu machen, Nachfolgegeschäfte zu verlieren et cetera – das ist vielen Unternehmern mehr als unangenehm, und so kommt es zu Untätigkeit oder Strukturlosigkeit. Aus meiner langjährigen Erfahrung heraus kann ich aber sagen, dass ein konsequentes Mahnwesen überwiegend als Zeichen für ein gutes Firmenmanagement gewertet und somit eher positiv wahrgenommen wird. Eben auch in Bezug auf weitere Geschäfte! Hier täte ein Umdenken gut!“ asd

Foto: Pixabay